Klauzula informacyjna dla Pracowników i Współpracowników

Szanowni Państwo!

W związku z rozpoczęciem obowiązywania Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (tzw. RODO), przesyłamy pakiet informacji wyjaśniający w jaki sposób przetwarza dane osobowe kandydatów do zatrudnienia Spółka ICEA Spółka Akcyjna z siedzibą przy ulicy Szyperskiej 14, Poznań 61-754, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS: 0000986203, NIP: 7811993323, REGON: 382883680, o kapitale zakładowym: 1.857.048,00 złotych, w całości wpłaconym,
reprezentowana przez:

Wojciecha Haremzę – Prezesa Zarządu oraz Piotra Bydłowskiego – Wiceprezesa Zarządu,

dalej zwana jako „Administrator”

Administrator z najwyższą starannością dba o przetwarzane dane osobowe osób fizycznych. Dbając o ochronę danych osobowych osób fizycznych, a w szczególności pracowników i współpracowników, ulepszamy opis procedur oraz stosowane rozwiązania technologiczne.

W związku z powyższym, w świetle obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności w myśl Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego potocznie RODO, Spółka ICEA Spółka Akcyjna z siedzibą przy ulicy Szyperskiej 14, Poznań 61-754, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS: 0000986203, NIP: 7811993323, REGON: 382883680, o kapitale zakładowym: 1.857.048,00 złotych, w całości wpłaconym jest Administratorem Państwa Danych Osobowych (dalej: Administrator Danych Osobowych).

Administrator Danych Osobowych powołał Inspektora Danych Osobowych – Izabelę Smoter. Kontakt z Administratorem jest zatem możliwy w następujący sposób:
– poprzez e-mail Inspektora Danych Osobowych – Izabeli Smoter: ado@grupa-icea.pl
– telefonicznie na numer Inspektora Danych Osobowych – Izabeli Smoter: 667 000 333
– pocztowo na adres siedziby Administratora: ICEA Spółka Akcyjna, ul. Szyperska 14, Poznań 61-754.

Administrator Danych Osobowych odpowiada za wykorzystanie danych osobowych w sposób bezpieczny oraz zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.

I. Cel i podstawa przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe Pracowników/Współpracowników są przetwarzane w celu:
a) zawarcia i wykonania umowy o pracę, względnie innej umowy cywilnoprawnej,
b) spełnienia ciążących na Administratorze obowiązków prawnych (np. obowiązku zapłaty zaliczek na poczet podatku dochodowego lub składek na ubezpieczenie społeczne),
c) ustalania, obrony i dochodzenia roszczeń,
d) należytego świadczenia usług przez Administratora na rzecz kontrahentów (np. w sytuacji, gdy dane osobowe Pracownika/Współpracownika są przekazywane kontrahentom w celu realizacji umowy).

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy o pracę, względnie innej umowy cywilnoprawnej, zawartej z Administratorem. W zakresie danych wrażliwych, przesłanką legalizującą przetwarzanie tych danych osobowych jest art. 9 ust. 2 lit. b RODO – przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne dla wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez Administratora. Przetwarzanie danych osobowych może odbywać się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (np. w celu obrony roszczeń).

Administrator może potencjalnie przekazywać dane osobowe Pracowników/Współpracowników odbiorcy w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej, w szczególności poprzez korzystanie z narzędzi informatycznych, których dostawcy mają siedzibę w Państwie trzecim.

II. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

Administrator Danych Osobowych przetwarza następujące kategorie danych: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wizerunek, imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci Pracownika/Współpracownika, numer PESEL, numer rachunku bankowego, na który wypłacane jest wynagrodzenie, numer telefonu, adres e-mail, dane wynikające z ostatniego świadectwa pracy.

Ponadto, Administrator przetwarza również szczególne kategorie danych osobowych, tj. dane medyczne w zakresie zdolności do pracy oraz zwolnień od pracy z powodu choroby lub macierzyństwa. Administrator może również przetwarzać dane dotyczące karalności.

Podanie danych osobowych wynika z potrzeby realizacji umowy o pracę (względnie innej umowy cywilnoprawnej) zawartej z Administratorem Danych Osobowych. Niepodanie danych osobowych uniemożliwi zawarcie i realizację umowy.

Dane osobowe nie są przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Dane osobowe pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą.

III. Podmioty, którym przekazywane są dane osobowe

Dane osobowe są przekazywane:
a) podmiotom wykonującym na rzecz Administratora usługi audytorskie, konsultacyjne, doradztwa finansowego, prawnego, podatkowego,
b) podmiotom zapewniającym obsługę informatyczną, w tym obsługę serwerów i sieci,
c) podmiotom świadczącym usługi szkolenia BHP,
d) dostawcom usług zaopatrujących Administratora w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne umożliwiające korzystanie z oprogramowania księgowo- kadrowego oraz obsługi oprogramowania,
r) podmiotom świadczącym usługi medycyny pracy,
f) organom administracji państwowej np. Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych i Urzędowi Skarbowemu oraz na żądanie innych organów, złożone na podstawie przepisów prawa.

IV. Czas przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe będą przechowywane do dnia późniejszego z następujących zdarzeń: do dnia wygaśnięcia roszczeń wynikających z zawartej umowy o pracę (względnie innej umowy cywilnoprawnej) albo do dnia zakończenia okresu przechowywania danych, wymaganego przepisami prawa pracy, prawa podatkowego lub prawa zabezpieczeń społecznych.

V. Uprawnienia przysługujące w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora

Przysługuje Państwu prawo do:
a) dostępu do przetwarzanych danych osobowych – osoba, której dane są przetwarzane w każdej chwili ma prawo żądać dostępu do swoich danych osobowych, w tym prawo do żądania wydania mu informacji o tym czy jego dane osobowe są przetwarzane oraz kopii jego danych osobowych,
b) sprostowania i uzupełnienia przetwarzanych danych osobowych – osoba, której dane są przetwarzane ma prawo w każdym czasie żądać niezwłocznego sprostowania swoich danych osobowych, jak również uzupełnienia tych, pod warunkiem jednak, że Administrator nie będzie dysponować podstawą prawną, która umożliwi mu odmowę ich sprostowania lub uzupełnienia,
c) usunięcia przetwarzanych danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym) – osoba, której dane osobowe są przetwarzane ma prawo żądać usunięcia danych osobowych jego dotyczących. Administrator może jednak odmówić realizacji tego prawa. Taka sytuacja będzie miała miejsce przede wszystkim wtedy, gdy na podstawie obowiązujących przepisów prawa Administrator jest uprawniony lub zobowiązany do przechowywania danych osobowych,
d) ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
e) wniesienia sprzeciwu wobec czynności przetwarzania danych osobowych.

Z powyższych uprawnień można skorzystać, składając Administratorowi odpowiedni wniosek na dane wskazane w punkcie I. Administrator ma prawo weryfikacji tożsamości osoby realizującej prawa wskazane powyżej.

Ponadto, Pracownik/Współpracownik jest uprawniony do żądania, aby dane osobowe były przenoszone innemu administratorowi, jednakże tylko pod warunkiem, że przetwarzanie odbywać się będzie w sposób zautomatyzowany i będzie to technicznie możliwe.

Przetwarzanie Państwa danych osobowych nie będzie odbywało się w oparciu o zgodę
na przetwarzanie.

VI. Prawo złożenia skargi do organu nadzorczego

Jeśli przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa, przysługuje Państwu prawo złożenia skargi do organu nadzorczego na przetwarzanie danych osobowych przez Administratora Danych Osobowych. Skargę można składać Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).