Klauzula informacyjna dla Reprezentantów Kontrahentów

Szanowni Państwo!

W związku z rozpoczęciem obowiązywania Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (tzw. RODO), przesyłamy pakiet informacji wyjaśniający w jaki sposób przetwarza dane osobowe reprezentantów kontrahentów Spółka ICEA Spółka Akcyjna z siedzibą przy ulicy Szyperskiej 14, Poznań 61-754, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS: 0000986203, NIP: 7811993323, REGON: 382883680, o kapitale zakładowym: 1.857.048,00 złotych, w całości wpłaconym,
reprezentowana przez:

Wojciecha Haremzę – Prezesa Zarządu oraz Piotra Bydłowskiego – Wiceprezesa Zarządu,

W związku z powyższym, w świetle obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności w myśl Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego potocznie RODO, Spółka ICEA Spółka Akcyjna z siedzibą przy ulicy Szyperskiej 14, Poznań 61-754, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS: 0000986203, NIP: 7811993323, REGON: 382883680, o kapitale zakładowym: 1.857.048,00 złotych, w całości wpłaconym jest Administratorem Państwa Danych Osobowych (dalej: Administrator Danych Osobowych).

Administratorem Danych Osobowych powołał Inspektora Danych Osobowych – Izabelę Smoter. Kontakt z Administratorem jest zatem możliwy w następujący sposób:
– poprzez e-mail Inspektora Danych Osobowych – Izabeli Smoter: ado@grupa-icea.pl
– telefonicznie na numer Inspektora Danych Osobowych – Izabeli Smoter: 667 000 333
– pocztowo na adres siedziby Administratora: ICEA Spółka Akcyjna, ul. Szyperska 14, Poznań 61-754.

Administrator Danych Osobowych odpowiada za wykorzystanie danych osobowych w sposób bezpieczny oraz zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.

I. Cel i podstawa przetwarzania danych osobowych

Państwa dane osobowe są przetwarzane w celu:
a) prowadzenia bieżącej działalności gospodarczej przez Administratora Danych Osobowych w zakresie świadczenia usług związanych z pozycjonowaniem serwisów Internetowych, PPC, przeprowadzaniem audytów,
b) nawiązania i utrzymania relacji handlowych z dostawcami, odbiorcami oraz usługodawcami,
c) zawarcia i wykonania innych umów handlowych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
d) spełnienia ciążących na Administratorze obowiązków prawnych (np. w celu wystawienia faktury VAT),
e) ustalania, obrony i dochodzenia roszczeń,
f) prowadzenie marketingu usług własnych.

Podstawą prawną przetwarzanych danych osobowych jest przede wszystkim art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora Danych Osobowych. Uzasadniony interes Administratora Danych Osobowych wynika z niezbędności przetwarzania danych osobowych dla realizacji działań i zamierzeń gospodarczych Administratora.

Ponadto podstawą przetwarzania danych osobowych może również być art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w sytuacji, gdy dane przetwarzane w związku z zawarciem lub wykonaniem umowy.

Administrator może potencjalnie przekazywać dane osobowe odbiorcy w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej, w szczególności w związku z korzystaniem z narzędzi informatycznych, których dostawcy mają siedzibę poza Unią Europejską.

II. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

Administrator Danych Osobowych przetwarzają następujące kategorie danych: imię i nazwisko, stanowisko służbowe, nazwa firmy, korespondencyjny adres służbowy, służbowy adres e-mail oraz służbowy numer telefonu.

W sytuacji, gdy Administrator żąda podania danych osobowych, ich podanie nie jest obowiązkowe, jednakże konieczne dla potrzeb nawiązania i prowadzenia współpracy gospodarczej pomiędzy Administratorem a kontrahentem.

Dane osobowe nie są przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Dane osobowe pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą. Jeśli dane osobowe nie pochodzą od osoby, której dotyczą, wówczas pozyskiwane są ze źródeł powszechnie dostępnych w Internecie (np. CEIDG, KRS, strona firmowa itp.).

III. Podmioty, którym powierzane są dane osobowe

Dane osobowe są przekazywane:

a) podmiotom wykonującym na rzecz Administratora usługi audytowe, konsultacyjne, doradztwa finansowego, prawne, podatkowe, oraz operatorom płatności,
b) pracownikom i współpracownikom Administratora pozostającym w kontakcie z reprezentantami kontrahentów Administratora.
c) podmiotom obsługującym serwery zewnętrzne,
d) podmiotom zapewniającym obsługę informatyczną.

IV. Czas przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe reprezentantów kontrahentów będą przechowywane przez okres prowadzenia współpracy gospodarczej pomiędzy Administratorem a kontrahentem, a także po jej zakończeniu, gdy istnieją uzasadnione przesłanki, że współpraca ta będzie wznowiona. Dane osobowe reprezentantów kontrahentów będą przechowywane przez maksymalny okres 4 lat od dnia ostatniego kontaktu pomiędzy stronami, a dłużej jedynie do czasu wygaśnięcia roszczeń wynikających z umowy stron.

V. Uprawnienia przysługujące w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora

Przysługuje Państwu prawo do:

a) dostępu do przetwarzanych danych osobowych – osoba, której dane są przetwarzane w każdej chwili ma prawo żądać dostępu do swoich danych osobowych, w tym prawo do żądania wydania mu informacji o tym czy jego dane osobowe są przetwarzane oraz kopii jego danych osobowych,
b) sprostowania i uzupełnienia przetwarzanych danych osobowych – osoba, której dane są przetwarzane ma prawo w każdym czasie żądać niezwłocznego sprostowania swoich danych osobowych, jak również uzupełnienia tych, pod warunkiem jednak, że Administrator nie będzie dysponował podstawą prawną, która umożliwi mu odmowę ich sprostowania lub uzupełnienia,
c) usunięcia przetwarzanych danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym) – osoba, której dane osobowe są przetwarzane ma prawo żądać usunięcia danych osobowych jego dotyczących. Administrator może jednak odmówić realizacji tego prawa. Taka sytuacja będzie miała miejsce przede wszystkim wtedy, gdy na podstawie obowiązujących przepisów prawa Administrator jest uprawniony lub zobowiązany do przechowywania danych osobowych,
d) ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
e) wniesienia sprzeciwu wobec czynności przetwarzania danych osobowych.

Z powyższych uprawnień można skorzystać, składając Administratorowi odpowiedni wniosek na dane wskazane w punkcie I. Administrator ma prawo weryfikacji tożsamości osoby realizującej prawa wskazane powyżej.

Ponadto, osoba, której dane są przetwarzane jest uprawniona do żądania aby dane osobowe były przenoszone innemu administratorowi, jednakże tylko pod warunkiem, że przetwarzanie odbywać się będzie w sposób zautomatyzowany i będzie to technicznie możliwe.

Przetwarzanie Państwa danych osobowych nie będzie odbywało się w oparciu o zgodę
na przetwarzanie.

VI. Prawo złożenia skargi do organu nadzorczego

Jeśli przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa, przysługuje Państwu prawo złożenia skargi do organu nadzorczego na przetwarzanie danych osobowych przez Administratora Danych Osobowych. Skargę można składać Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).