Dostęp do Google Analytics 4 przyznajesz w kilka minut: w panelu Administracja dodajesz adres e-mail konta Google i wybierasz rolę. Ważniejsze od samych kliknięć jest to, jaką rolę i na jakim poziomie dajesz, bo od tego zależy, co druga osoba może zmienić w Twoich danych. Poniżej znajdziesz instrukcję, porównanie ról i listę błędów, które warto ominąć.
Najważniejsze w skrócie
- Dostęp do Google Analytics 4 nadaje osoba z rolą Administrator: Administracja, Zarządzanie dostępem, plus, Dodaj użytkowników, adres e-mail konta Google, rola, Dodaj.
- Agencji konfigurującej pomiar w GA4 zwykle wystarcza rola Edytor na poziomie usługi; rola Administrator daje też zarządzanie użytkownikami.
- Dostęp do Google Analytics nadany na poziomie konta obejmuje wszystkie usługi w tym koncie i nie da się go zawęzić w pojedynczej usłudze.
- Ograniczenia danych w GA4 pozwalają ukryć przed agencją koszty i przychody, gdy ma ona pracować tylko na danych o ruchu.
- Po stronie firmy powinny zostać co najmniej dwie osoby z rolą Administrator w Google Analytics, na adresach firmowych, a nie prywatnych.
Kto może przyznać dostęp do Google Analytics?
Dostęp przyznaje osoba z rolą Administrator na poziomie konta albo usługi. Tylko ta rola pozwala dodawać i zmieniać użytkowników. Jeśli w Twoim Analytics nie widzisz opcji zarządzania dostępem, poproś o nią osobę, która zakładała konto, albo administratora z Twojej firmy.
Druga osoba musi mieć konto Google albo konto Google Workspace. Google identyfikuje użytkowników po adresie e-mail i pozwala dodać tylko adresy zarejestrowane jako konta Google. Ten sam adres i hasło są potem loginem do Analytics.
Instrukcja dotyczy Google Analytics 4. Starszy Universal Analytics przestał zbierać dane 1 lipca 2023 roku, a od tygodnia zaczynającego się 1 lipca 2024 roku Google wyłącza dostęp do jego usług i usuwa dane. Dawne „widoki” i uprawnienia typu „Edycja” czy „Zarządzanie użytkownikami” już nie obowiązują. Czym GA4 różni się od poprzedniej wersji, opisujemy w przewodniku Czym jest Google Analytics 4?
Jak dodać użytkownika w Google Analytics 4 krok po kroku?
Dodanie użytkownika to sześć kroków. Nazwy poniżej pochodzą z polskiej pomocy Google Analytics.
- Zaloguj się na analytics.google.com i otwórz stronę Administracja (ikona koła zębatego w lewym dolnym rogu).
- W sekcji Konto albo Usługa kliknij Zarządzanie dostępem. Wybór sekcji decyduje o poziomie dostępu (o tym niżej).
- Na liście uprawnień kliknij +, a potem Dodaj użytkowników.
- Wpisz adres e-mail konta Google osoby, której dajesz dostęp. Jeśli współpracujesz z agencją, użyj adresu, który od niej dostałeś.
- Zostaw zaznaczone pole Powiadom nowych użytkowników e-mailem, żeby ta osoba dostała wiadomość o dostępie.
- Wybierz rolę oraz w razie potrzeby ograniczenia danych. Na koniec kliknij Dodaj.
Od tej chwili usługa pojawi się na koncie drugiej osoby. Google pozwala dodać dowolną liczbę użytkowników, więc nie musisz zwalniać miejsca dla nowej osoby.
Google pozwala dodać dowolną liczbę użytkowników , więc nie musisz zwalniać miejsca dla nowej osoby.
Którą rolę wybrać?
Wybierz najniższą rolę, która pozwala zrobić zlecone zadanie. Role w GA4 są ułożone od największych uprawnień do najmniejszych, a każda wyższa zawiera uprawnienia niższej.
| Rola | Co może | Dla kogo |
|---|---|---|
| Administrator | pełna kontrola nad Analytics, w tym zarządzanie użytkownikami i nadawanie ról | właściciel firmy, zaufana osoba w firmie, agencja prowadząca całą analitykę |
| Edytor | pełna kontrola nad ustawieniami usługi; nie zarządza użytkownikami, ale ich widzi | agencja albo specjalista, który konfiguruje zdarzenia i pomiar |
| Marketer | tworzy, edytuje i usuwa listy odbiorców, zdarzenia oraz kluczowe zdarzenia; zmienia ustawienia atrybucji | osoba prowadząca kampanie Google Ads |
| Analityk | udostępnia swoje eksploracje innym użytkownikom usługi | analityk, który przygotowuje raporty dla zespołu |
| Przeglądający | wyświetla dane i ustawienia, tworzy własne eksploracje | zarząd, handlowcy, osoby, które tylko czytają raporty |
| Brak | nie ma roli w danym zasobie, choć może mieć w innym | osoba z dostępem tylko do wybranych usług |
Opisy ról pochodzą z pomocy Google o zarządzaniu dostępem. Do roli możesz dodać dwa ograniczenia: Brak dostępu do danych o kosztach (ukrywa m.in. wydatki na reklamy, koszt kliknięcia i ROAS) oraz Brak dostępu do danych o przychodach (ukrywa m.in. przychody e-commerce). Przydają się, gdy agencja ma pracować na ruchu, ale nie musi znać Twoich wyników finansowych.
Zdaniem eksperta ICEA
„Na start prosimy zwykle o rolę Edytor na poziomie usługi: pozwala skonfigurować zdarzenia, kluczowe zdarzenia i listy odbiorców, a zarządzanie użytkownikami zostaje u klienta. O rolę Administrator prosimy dopiero wtedy, gdy przy projekcie pracuje kilku specjalistów i każdy kolejny dostęp wstrzymywałby pracę. Przy pierwszym przeglądzie konta sprawdzamy też, czy klient ma u siebie drugiego administratora na firmowym adresie, bo konto z jednym administratorem, który odszedł z firmy, to sytuacja, którą bardzo trudno odkręcić.”
Joanna BłażejewskaHead of R&D, ICEA.Konto czy usługa: na jakim poziomie dać dostęp?
Dostęp na poziomie usługi wystarcza, gdy druga osoba pracuje nad jedną stroną. Dostęp na poziomie konta obejmuje wszystkie usługi w tym koncie z tymi samymi uprawnieniami.
Role spływają w dół: uprawnienia z konta przechodzą na usługi, a o tym, co ktoś może, decyduje jego najwyższa rola w danym miejscu. Dlatego nie da się dać komuś mniejszego dostępu do usługi, niż ma na poziomie konta. Ograniczenia danych dodane na koncie też obowiązują we wszystkich usługach i nie da się ich zdjąć w jednej z nich.
W praktyce:
- jedna strona, jedna agencja: dostęp na poziomie usługi;
- kilka stron prowadzonych przez tę samą agencję: dostęp na poziomie konta albo osobno do każdej usługi, jeśli część stron ma zostać poza współpracą;
- osoba, która ma widzieć ruch, ale nie wyniki finansowe: rola Przeglądający z ograniczeniem danych o kosztach i przychodach.
Co to oznacza dla Twojego biznesu?
Dane z Analytics pokazują ruch, sprzedaż i często przychody, więc to także informacja handlowa. Zbyt szeroki dostęp naraża ją bez potrzeby, a zbyt wąski opóźnia start współpracy, bo agencja czeka na kolejne uprawnienia. Dobrze dobrana rola na właściwym poziomie oznacza, że pierwsze wnioski z danych dostajesz szybciej, a kontrola zostaje po Twojej stronie.
Jakie dostępy agencja potrzebuje oprócz Google Analytics?
Na start współpracy przy SEO albo kampaniach agencja zwykle prosi o trzy narzędzia: Google Analytics, Google Search Console i Google Tag Manager. Każde ma własne role i każde wymaga konta Google.
- Google Search Console: dostęp dodaje właściciel usługi w ustawieniach, na stronie z użytkownikami i uprawnieniami. Do wyboru są m.in. pełny użytkownik, który widzi wszystkie dane. Jest też ograniczony użytkownik, który widzi większość danych. Więcej w poradniku Google Search Console krok po kroku.
- Google Tag Manager: dostęp dodajesz w zarządzaniu użytkownikami konta albo kontenera. Na poziomie kontenera są uprawnienia Odczyt, Edycja, Zatwierdzanie i Publikowanie; tylko ostatnie pozwala opublikować zmiany na stronie. Jak działa to narzędzie, opisujemy we wpisie Czym jest Google Tag Manager?
Te trzy narzędzia razem pokazują, skąd przychodzą klienci, co robią na stronie i co z tego wynika dla sprzedaży. W modelu Search Ecosystem™ to obszar Analytics, na którym opieramy decyzje w pozostałych kanałach.
Jak zmienić albo odebrać dostęp?
Rolę zmieniasz w tym samym miejscu, w którym ją nadałeś. Odebranie dostępu wymaga roli Administrator na poziomie konta.
- W Administracja otwórz Zarządzanie dostępem i wyszukaj użytkownika po adresie e-mail albo jego części.
- Żeby zmienić rolę, kliknij nazwę użytkownika, zmień uprawnienia i kliknij Zapisz.
- Żeby odebrać dostęp, zaznacz pole przy użytkowniku i kliknij Usuń.
Według pomocy Google użytkownika usuwa się na poziomie konta. Usunięcie z usługi nadrzędnej zabiera dostęp także do jej usług podrzędnych. Ostatni administrator nie może usunąć własnego konta, co chroni usługę przed utratą zarządzania.
Jakich błędów unikać przy udostępnianiu Analytics?
Najwięcej kłopotów robią dostępy nadane w pośpiechu na początku współpracy i niesprawdzone na jej końcu.
- Przekazanie własnego loginu i hasła zamiast dodania użytkownika. Tracisz wtedy kontrolę nad tym, kto co zmienia.
- Rola Administrator dla każdego. Zmiany w ustawieniach i w użytkownikach może wtedy robić zbyt wiele osób.
- Jeden administrator po stronie firmy. Gdy ta osoba odchodzi, firma traci możliwość zarządzania własnymi danymi.
- Dostęp na prywatny adres pracownika. Po jego odejściu dostęp zostaje poza firmą.
- Brak przeglądu po zakończeniu współpracy. Byli wykonawcy dalej widzą Twoje dane o ruchu i sprzedaży.
Co zrobić teraz?
Dobrze nadany dostęp to taki, który pozwala zrobić zadanie i nic więcej, a po stronie firmy zawsze zostaje ktoś, kto nim zarządza. Zanim wyślesz agencji potwierdzenie, przejdź krótką listę:
- Sprawdź, czy w Twoim koncie są co najmniej dwie osoby z rolą Administrator na firmowych adresach.
- Dodaj agencję na poziomie usługi z rolą dopasowaną do zadania; przy konfiguracji pomiaru zwykle wystarcza Edytor.
- Zdecyduj, czy agencja ma widzieć koszty i przychody. Jeśli nie, dodaj ograniczenia danych.
- Przy okazji przyznaj dostęp do Search Console i Tag Managera, jeśli zakres współpracy tego wymaga.
- Zapisz w kalendarzu przegląd użytkowników, np. przy każdej zmianie wykonawcy.
Co dalej: gdy dostęp jest gotowy, warto sprawdzić, czy GA4 mierzy to, co ważne dla sprzedaży. Pomogą w tym wpisy o współczynniku zaangażowania i parametrach UTM.
Źródła
- Pomoc Google Analytics: Dodawanie, edytowanie oraz usuwanie użytkowników i grup użytkowników Analytics
- Pomoc Google Analytics: Zarządzanie dostępem i ograniczeniami dotyczącymi danych (role i ograniczenia)
- Pomoc Google Analytics: Google Analytics 4 has replaced Universal Analytics (daty wyłączenia UA)
- Pomoc Google Tag Manager: Managing users and permissions
- Pomoc Google Search Console: Zarządzanie właścicielami, użytkownikami i uprawnieniami
Najczęstsze pytania.
Czy do Google Analytics można dodać adres, który nie jest Gmailem?
Tak, jeśli ten adres jest zarejestrowany jako konto Google albo konto Google Workspace. Firmowy adres bez konta Google trzeba najpierw zarejestrować jako konto Google.
Czy jest limit użytkowników w Google Analytics 4?
Pomoc Google mówi, że możesz dodać dowolną liczbę użytkowników. Ograniczeniem jest raczej porządek: każda dodatkowa osoba to dostęp, który trzeba kiedyś przejrzeć.
Czy można jeszcze komuś udostępnić dane z Universal Analytics?
Nie. Od tygodnia zaczynającego się 1 lipca 2024 roku Google wyłącza dostęp do usług Universal Analytics i usuwa ich dane, więc udostępnić można już tylko usługi GA4.
Pisze w Insights o temacie Analytics.
